情報カードで日々のToDoを管理
 下の紙の束は、1月から4月に及ぶ日々の業務ToDoを情報カードで整理した結果である。1月14日から4月19日まで平日分すべての日数から6日間くらいを引いた数だけ揃っている。
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 もともとは煩雑な業務をこなすために整理ツールとしてToDoリストを必要としていて、5×3サイズのコレクト情報カード(補助6ミリ罫線)でこれを代用した。情報カードでできる24のことの「1.ToDoリストを作成」と「2.メモをとる」の実践である。
 使い方は、階層ToDoのチェックボックス・スタンプと日付を印字した情報カードをいつもスーツのポケットに入れて携帯し、電話を受けながら、あるいはしなければならないことを命ぜられたり思い出したりしたら、そのやらなければならない業務内容を記入していく。そして、その業務をこなしたらボックスにチェックしていく。スーツに入れて動き回るので折れたり、撓んだりするけれど情報カードはある程度厚みがあるので破けることはめったにない。
 この管理方法を実践してから「やり忘れた」という事態に追い込まれるのは減った。もちろんその日のうちにこなせなかったToDoが次の日、次の日と繰り越されることはあるけれど、「やり忘れた」ということは減った。また自分がやらなければならない業務リストの記憶を外部に委託できるので心理的な負担も減る。何をやらねければならないかをその都度一々脳内で思い浮かべて整理する必要はないからだ。マルチタスクは脳の大きな負荷になる。たとえ幾つかの業務を抱え込んでしまってもToDoに落とし込んで紙上でリスト化でいけば脳を煩わせる必要はない、分かっているようで分からないことだ。
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 またToDoだけではなく、欄外や裏に聞いた電話番号やメールアドレス、顧客情報などを書き込むメモとしても使える。これは付箋のように捨てることもなく写真のように保存しているので数日前の情報などを見返して使うこともできる。あとこのように見返して仕事をした気分に浸れる。
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by suikageiju | 2014-04-19 01:15 | 情報カード | Trackback | Comments(0)
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